5.5.08

It Comes Faster When Slowly



標題是取自於今天新買的四本書之一,
九把刀Giddens 的《慢慢來/比較快》

他在自序裡提到:
以前老想著要做出很猛的事,
讓這個世界因為我,而有小小的不同。
但所謂很猛的大事,隨時都可以做,
此時,平淡規律的生活卻彌足珍貴。
如果人生就像一篇文章,
那麼,沒有人能夠一口氣從頭念到尾而不需喘氣。
藉著服役,我正停在人生的逗點上,
這樣很好。
就讓我用慢慢來、比較快的節奏,
去享受這一年的從容吧。

所以,我也希望
藉由這文章,
把之前從考上研究所以來的緊湊,
緩緩的 舒坦開來。
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這次想寫下的,
是關於辦活動的部分:

1.善用身邊所有的資源&資訊

做事務必知會系辦姐姐們以及相關師長,
重要決議都CC一份給他(她)們,
除了打招呼,讓他們一直接收到活動進度外,
在必要的時候詢問意見(尤其是像公文部分等等)。

另外,任何事情都要找有類似經驗的前輩,
借重於過去經驗傳承是很重要的,
縱斷面的就像單車行,可以做好準備去請教學長;
橫斷面的如登少女峰,可以請教學校登山社有沒有辦過類似活動。

也可以撥空跟學長姐聊聊,
讓他們知道我們現在正在做的事,
也許在當下能給的幫助不多,
但往後一旦他們接受相關訊息,
那時所能給予的幫助會是最初無法料想到的。

2.身為活動的負責人,
務必要求自己對於所有工作絕對要比所有人都清楚!

→組織內部的資訊透明化
指的是幹部間以及整個組織內資訊決策的傳遞,
通常可藉由EMAIL、MSN以及電話,
建立一個隨時回報、互動的聯絡網絡。

→協調機制一定要劃分明確
很常見的通病就是有"分工"沒有"合作"
所以負責人對於工作有重疊的部分一定要特別注意,
例如:活動&美宣、公關&財務...

→隨身攜帶紙、筆
隨時記錄任何資訊,不要過於相信頭腦的記憶!
而且做事效率很重要,
盡可能的做到今日事今日畢。

→思考活動問題上,
練習把自己設想在當時情境之下,
從不同角度去想,想的越細越好,
也可以跟身邊的人聊聊,
問題常常會在不知不覺中浮現。
活動當天一定是壓力最大的時候,
活動執行前對於所有問題細節的掌握,
是最有效的紓壓方式。

→EQ很重要
對於任何突發狀況,負責人要是「最冷靜」的那一個,
(告訴自己,一定還會有更壞的狀況)
不論事情有沒有辦法解決,
都要讓"軍心"穩定。
另外,也要控制自己的情緒,
再生氣在問題發生當下都要忍住,
控制情緒不是說不要有情緒,
而是要把展現情緒留在最值得的時候。

→隨時做好最壞的打算
安排事情一定要最壞的打算,
悲觀的去估算工作時程,
並要快速的了解每個人的做事能力(效率&效果),
每個人對事情完成的理解和定義是不同的,
對於做事情的時間安排同樣差異極大,
把對的人,放在對的位置上。

→開會效率
會前寄發與會人員開會議程,
準時到場(早到)、會議記錄、控制時間(離題or問題過細),
會後確認工作事項傳達無誤解,
這是節省自己時間也節省別人時間。

→凝聚共識
多站在別的位子上思考,
身為MBA的大家都非常有主見,
如何讓大家願意主動發表自己的意見,
如何讓大家能接受最後的決定,
如何讓大家的想法各取其重,
避免本位主義,
這是領導的一門學問。

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